Mit dem Meetingplaner schnell und kostenlos einen Termin finden

Sie planen ein Meeting mit Teilnehmern aus verschiedenen Organisationen, von denen Sie teilweise nur Namen und Email-Adresse kennen. Bis ein geeigneter Termin gefunden wird der allen passt braucht es viel Zeit und Nerven.

Mit wenigen Mausclicks erstellen Sie online eine Umfrage mit Terminvorschlägen. Sie erhalten einen speziell für Ihre Umfrage generierten Link, den Sie Ihren Teilnehmern per Mail zusenden, damit sie die ihnen möglichen Termine markieren können.

Innert wenigen Stunden hat sich so ein geeigneter Termin herauskristallisiert. Nun können Sie die Einladungen mit ihren gewohnten Mitteln versenden. (Outlook, Lotus, ...)

Eine Umfrage wird in 4 Schritten erstellt und ist in 2 - 3 Minuten abgeschlossen:

Bild der Umfrage für die Teilnehmer

 
Erfassen der Meetingdaten: (Schritt1)

Den Titel und Ihren Name müssen Sie zwingend eingeben, damit Ihre Teilnehmer das Meeting erkennen.

Die Bemerkungen können Sie für weitere Angaben nutzen wie Themen, Traktanden, Ziele. Dieses Feld ist freiwillig

Die eMail Adresse ist freiwillig. Wenn Sie sie erfassen, erhalten Sie zwei eMails (siehe in Schritt 4), eines mit dem Link um die Umfrage anzupassen, eines mit dem Link für die Umfrage, den Sie ihren Teilnehmern weiterleiten können.

Ihre eMail Adresse wird ausschliesslich für die beiden eMails verwendet und wird zusammen mit Ihrer Umfrage nach drei Monaten gelöscht.
Möchten Sie sie nicht angeben, haben Sie im 4. Schritt die Gelegenheit die beiden Links entweder zu den Favoriten zuzufügen oder mit copy/paste zu übernehmen.

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Erfassen der möglichen Termine (Schritt 2)

Hier bestimmen Sie die möglichen Tage, an denen das Meeting aus Ihrer Sicht stattfinden kann. Genauere Zeitangaben können Sie im nächsten Schritt eingeben.

Mit den Pfeilen können Sie den Monat wechseln

Durch Drücken auf die Monate können sie die Tage auswählen, durch erneutes Drücken wieder abwählen.

Rechts werden Ihnen die ausgewählten Tage angezeigt.

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Ergänzen der Termine (Schritt 3)

Pro Tag können Sie bis zu fünf Terminvorschläge erfassen. Erfassen Sie keinen, wird den Teilnehmern einfach der Tag vorgeschlagen. In diesem Falle können Sie die Zeit und den Ort im Mail mitliefern.
Zu jedem Vorschlag rsp. Tag kann später der Teilnehmer angeben, ob ihm der Termin passt.

Möglich Inhalte sind:

  • Zeit von bis
  • Halbtage
  • Orte

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Verschicken des Links für die Umfrage an die Teilnehmer (Schritt 4)

Im letzten Bild erhalten Sie zwei Links.
Einen um Ihre Umfrage zu ändern. Diesen Link sollten Sie nicht herausgeben, da sonst jemand anderes Ihre Umfrage abändern kann.
Der Link für die Teilnehmer schicken Sie ihren Teilnehmern per eMail mit der Bitte, die passenden Termine anzugeben. Über diesen Link können Sie auch jederzeit kontrollieren, wie weit die Umfrage schon beantwortet worden ist.

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Umfrage

Tragen Sie ihren Namen ein und markieren Sie die Ihnen passenden Termine mit einem Häcken.
Markierte Termine werden nach dem speichern grün (frei) angezeigt.

Nach der Erfassung drücken Sie auf den Knopf "speichern"

In der untersten Zeile wird angegeben, welcher Termin wieviele Zusagen erhalten hat. Dies hilft Ihnen beim auswählen des richtigen Termins.

Sie können Ihren Eintrag korrigieren, indem auf das Icon am Schluss der Zeile drücken.
Sie können Ihren Eintrag löschen, indem auf das Icon am Schluss der Zeile drücken.

Auf Wunsch können Sie auf der rechten Seite Bemerkungen zur Umfrage erfassen.

Möchten Sie selber eine Umfrage erstellen drücken Sie auf den Knopf "Umfrage erstellen"

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